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活動行政|活動通知回條小幫手

活動行政|活動通知回條小幫手

專為忙碌老師設計,三分鐘搞定校內外活動通知單與報名表。

這是一個專為簡化「親師溝通文書」而設計的 AI 工具。無論是科展選手甄選、運動會預賽報名,還是課後社團的意願調查,您只需要告訴它活動的「人、事、時、地、物」,它就能自動生成一份結構完整、語氣禮貌,且包含詳細評選標準與報名回條的通知單,讓家長一目瞭然,快速回覆。

適用情境

  1. 舉辦校內選手甄選時 例如「校內科展」、「語文競賽」或「田徑隊」選拔。這類通知單最難寫的地方在於要說明「評分標準」(如:創意佔 40%、實作佔 30%)。小幫手能協助您清楚列出這些指標,減少家長對甄選公平性的疑慮。
  2. 發布活動報名通知時 當有校外參訪或營隊需要統計人數時,這項工具能幫您設計出包含「學生個資」、「家長緊急聯絡電話」、「飲食習慣調查」等欄位的回條,確保蒐集到的資訊完整無漏。
  3. 需要正式且親切的溝通時 有時候活動較為緊急,老師沒時間慢慢修飾文字。小幫手能確保產出的通知單語氣正式且充滿誠意,避免因文字簡略而造成家長的誤解。

操作指南

步驟 1:提供活動概況 告訴小幫手活動的基本資訊與目的。

  • 輸入範例: 「我要辦一個『五年級水火箭大賽』的選手甄選,目的是選拔代表學校參加縣賽的學生。」

步驟 2:設定參加資格與標準 說明誰可以參加,以及您會怎麼評分(這對家長來說很重要)。

  • 輸入範例: 「對象是五年級學生。評選標準包含:科學原理理解(30%)、實作飛行距離(40%)以及團隊合作精神(30%)。」

步驟 3:補充行政細節 補上時間、地點與截止日期。

  • 輸入範例: 「甄選時間是 4/10 上午在操場。報名表請在 3/20 前交回。錄取名單會在 4/1 公布。」

步驟 4:接收完整通知單 小幫手會生成一份包含「活動主旨」、「詳細說明」、「甄選標準」以及下方「可撕式回條」的完整文件。您只需複製貼上並列印即可。

特色

  • 結構化的資訊呈現 它會自動將通知單分為「活動緣起」、「甄選辦法」、「重要時程」等區塊,避免資訊雜亂。特別是針對「評選標準」,它會將抽象的要求(如:科學態度)具體化說明,讓家長知道老師看重什麼。
  • 完整的「回條」設計 許多老師自己打通知單常忘了放「家長簽名欄」或「緊急聯絡人」。小幫手生成的表單會自動包含學生班級座號、家長簽名、聯絡電話及同意聲明,確保行政流程順暢。
  • 客製化的報名欄位 如果您有特殊需求(例如:需要學生填寫『參賽題目』或『自我推薦』),只要在指令中提到,小幫手就會在回條中預留相應的填寫空間。